Yritysviestinnän asiakirjaharjoitukset olivat minulle kaikki tietyllä tasolla ennestään tuttuja julkaisuja. Olen tehnyt työelämässäni lukuisia tiedotteita, kokouskutsuja ja pöytäkirjoja ja harrastusteni sekä vapaa-ajan puolelta taas nuo tarjouspyynnöt ja reklamaatiot ovat tutumpia.
Täysin uutta asiakirjaa en tässä tehtävässä kohdannut mutta oli mielenkiintoista pysähtyä ajattelemaan noiden kaikkien sisältöä ja muotoilua tehtävän mukaisesti, ei niitä yleensä arkisessa työssä kirjoittaessaan tule ajatelleeksi aina samalla tavalla, ne ovat enemmänkin vain työkaluja.
Kaupallisen tiedotteen, kuin myös tarjouksen tai mainoksen tekemisessä eniten päänvaivaa minulle aiheuttaa useimmiten tapa kuinka asiakasta, tai potentiaalista tulevaa asiakasta kuuluu tekstissä puhutella. Monesti itse sisältöä kirjoittaessa tulee tunne että muodot joita luonnostani pyrin
käyttämään ovat liian virallisia ja että tekstin kielestä tulee liian muodollista ja kankeaa jolloin tietty rentous siitä yleensä katoaa.
En pidä jäykistä tiedotus tai viestintätavoista mutta monissa yhteyksissä rentous taas tuntuu epäkunnioittavalta tai vähintäänkin epäammattimaiselta. Olisi hienoa oppia laatimaan laadukkaampia tiedotteita siten että ei tarvitsisi keskittyä niin paljoa itse tekstin muotoiluun. Tiedotteiden asiasisällön kanssa minulla ei yleensä ole ongelmia. Tuntuu että tekstiä pyrkii syntymään usein vähän liiankin kanssa ja tiedotetta tai tarjousta joutuu sitten jälkikäteen hieman lyhentelemään ja ylimääräisiä jaaritteluja tai asioiden toistoja sieltä poistamaan. Sisällön muotoilu vie aina eniten aikaa.
Olin poissa huhtikuun lähipäiviltä ulkomailla asumiseni vuoksi joten tein kaikki asiakirjat joita tehtävälistalle oli laitettu, moni näistä minulta olisi löytynyt suoraan arkistoistakin mutta kirjoitin lähes kaikki niistä silti uudestaan, yhden niistä vielä oikeastaan pelkän puhelinkeskustelun perusteella. Niinkuin asia olisi käsitelty osaltani jos minua olisikin puhelun sijaan lähestytty kirjallisesti sähköpostitse. Tämä mukaanluettuna kaikki tekemäni asiakirjaharjoitukset ovat sisältöineen suoraan oikeasta elämästä, ainoastaan joitakin asiakkaiden nimiä ja päivämääriä on niihin saatettu muuttaa.
Andreas Sirén
No comments:
Post a Comment